Bestandsabweichungen

Einleitung

Den 100% IST-Zustand der Tankinhalte kann keine Hardware und keine Software ermitteln und darstellen. Selbst Peilsonden in den Tanks unterliegen einer Varianz von bis zu 3%. Gründe dafür sind die physikalischen und thermischen Einflüsse denen die Tanks und die Pumpen ausgesetzt sind.

Die in Autopoll dargestellten und auswertbaren Bestände sind deshalb nur berechnete Bestände auf Basis von Beständen, Peilungen, Lieferungen und Abgaben, die im Autopoll erfasst oder uns von den Tankautomaten übermittelt wurden und können nur eine Annäherung an den IST-Zustand sein.

Berechnungsmethode

Autopoll berechnet die Bestände auf Basis des letzten erfassten Bestandes oder der letzten erfassten oder übermittelten Peilung, zuzüglich aller danach erfassten Lieferungen, abzüglich aller danach übermittelten oder erfassten Abgaben (Tankungen).

Beispiel:

* erfasster Bestand 01.08.2015 00:00:	8.037	L
* Lieferungen nach dem 01.08.2015 06:00:	+ 23.488	L
* Abgaben (Tankungen) nach dem 01.08.2015 06:00:	- 27.337	L
* andere Abgaben (Eichamt, Tankreinigung etc.) nach dem 01.08.2015 06:00:	- 0	L
* errechneter Bestand 01.09.2015 00:00:	4.188	L
* übermittelte Peilung 01.09.2015 00:00:	3.959	L
* Differenz/Abweichung	- 229	L = 0,84 %

Interpretation:

Am 01.08.2015 um 00:00 wurde ein Tankinhalt von 8.037 Litern festgestellt und in Autopoll als Bestand gebucht. Nach diesem Zeitpunkt und vor dem 01.09.2015 00:00 wurden in der Summe 23.488 Liter geliefert und 27.337 Liter getankt. Dies ergibt einen rechnerischen Bestand von 4.188 Litern. Tatsächlich werden am 01.09.2015 um 00:00 jedoch 3.959 Liter als aktueller Bestand von der Peilsonde festgestellt und über den Tankautomaten an Autopoll übermittelt. Dies ergibt eine Abweichung von -229 Litern. In Relation zu der getankten Menge (Abgaben) sind dies 0,84 %.

Für Bestandsabweichungen kann es die folgenden Gründe geben:

Natürlicher Schwund

Abweichungen bis 1 % der umgesetzten Menge können aufgrund von Temperatur Schwankungen (bei der Lieferung, im Tank und bei der Abgabe) auftreten und können nur durch Temperatur kompensierte Abgaben (temperaturkompensierende Pumpen) verhindert werden. ==> siehe Autopoll Erweiterung Temperaturkompensation

Datenverlust

Um Datenverluste auszuschließen hat man ab Autopoll Rel. 3.5 eine komfortable Kontrollmöglichkeit: Vorgangskontrolle (Aktionen-Vorgangskntrolle) Diese Funktion prüft, ob die von den Tankautomaten vergebenen Vorgangsnummern fortlaufend und lückenlos im Autopoll vorhanden sind. ==> siehe Autopoll Funktion Vorgangskontrolle

Daten-Manipulation

Scheinbare Verluste können auch auftreten, wenn Tankdaten in Autopoll manipuliert werden/wurden.

Beispiel:

Die Menge einer Tankung wird verändert.

* Originalmenge:	500	L
* Menge nach Änderung:	100	L
* Verlust:	400	L

Änderungen dieser Art können nur von Benutzern mit entsprechender Autopoll-Berechtigung vorgenommen werden. Zu beachten ist auch, dass alle Änderungen protokolliert und jederzeit nachvollzogen werden können. D.h. welche Autopoll Benutzeranmeldung die Änderung vorgenommen hat.

Ungenau justierte Pumpen

An öffentlichen Tankstellen müssen die Pumpen regelmäßig vom Eichamt überprüft werden. Nicht öffentliche Tankstellen müssen diese Überprüfungen nicht vornehmen lassen. Pumpen, die nicht regelmäßig überprüft und justiert werden, können ungenau arbeiten.

Diebstahl

b) Falsche Liefermengen

Um zu verhindern, dass bei Anlieferungen von Treibstoff nicht die auf dem Lieferschein genannte Menge in Ihren Tank gepumpt wird, empfehlen wir die Lieferanten aufzufordern vor Tankbeginn einen sogenannten Null-Bon drucken zu lassen. Zusätzlich kann, bei einer vorhandenen Peilsonde, eine Peilung kurz vor der Lieferung und eine Peilung kurz nach der Lieferung (evtl. ein bisschen warten bis sich der Tankinhalt nach der Befüllung beruhigt hat) durchgeführt werden, um so die in den Tank gefüllte Menge zu ermitteln. Aber auch dies ist nur eine Annäherung wegen der Varianz der Peilsonden. (s.o.)

c) Entnahmen über freigeschaltete (autarke) Zapfsäulen

In diesem Fall werden im Tankautomaten keine Aufzeichnungen der Abgaben vorgenommen und demnach auch nicht an Autopoll übermittelt. Eine Kontrollmöglichkeit besteht nur durch Ablesung von Pumpenzählerständen (Summierzähler) und Vergleich mit Tankmengen in Autopoll. ==> siehe Autopoll Tool Pumpenkontrolle

Reduktion von Abweichungen

• Regelmäßig manuelle Bestandsermittlungen vornehmen und mit genauem Zeitpunkt im Autopoll als Bestände erfassen. Mindestens einmal im Jahr (zum Ende oder Anfang des Wirtschaftsjahres) Empfohlen wird einmal pro Quartal. Je öfter Bestände manuell ermittelt und erfasst werden, desto geringer werden die Abweichungen aufgrund der Temperaturkompensation.

• ALLE Lieferungen mit genauem Befülldatum (Ende der Befüllung) erfassen.

• KEINE Tankungen (die von den Tankautomaten übermittelt wurden) löschen.

• Bei Tankungen im Rahmen der Eichung durch das Eichamt, bei denen die abgetankten und gemessenen Mengen wieder in die Tanks zurückgekippt wurden, sollte man die Menge nach der Abholung der Tankungen auf 0 reduzieren und im Bemerkungsfeld "Eichung" und die Ursprungsmenge eintragen. Aber Achtung im Bemerkungsfeld nicht mehr als 30 Zeichen erfassen.

• Regelmäßige Prüfungen: "nicht zugeordnete Tankungen" und Vorgangslücken.