Stornierung

Einleitung

Falls notwendig können in Autopoll Rechnungen storniert werden.

Vorbereitungen

Storno- oder Wiederholungssystem

Standardmäßig sind alle Autopoll PLUS Varianten als Stornosystem eingestellt, d.h. eine bereits erstellte Rechnung kann nicht nochmal erstellt werden. Zur Überprüfung einfach eine Faktura im Probelauf durchführen mit den selben Einstellungen. Werden dabei keine Sätze zur Verarbeitung angezeigt, handelt es sich um ein Stornosystem und die Rechnungen müssen storniert werden, bevor die Transaktionen geändert und refakturiert werden können. Werden Sätze zur Verarbeitung angezeigt, handelt es sich um ein Wiederholungssystem und die Rechnung kann einfach erneut erstellt werden.

Datensicherung

Es ist ratsam vor einer Stornierung, wie auch vor einer Fakturierung, eine Datensicherung vorzunehmen und danach nur die Stornierung durchzuführen, keine anderen Aktionen innerhalb Autopolls. Sollte etwas schief gehen kann auf die Datensicherung zurückgegriffen werden.

Aufruf Rechnungsübersicht

Zur Stornierung muss die Rechnungsübersicht geöffnet werden.

letzte vergebene Rechnungsnummer ermitteln

Soll nach der Stornierung der Rechnung/en eine Refakturierung mit den selben Rechnungsnummern stattfinden, so muss die letzte vergebene Rechnungsnummer für die erste Fakturierung nach der Refakturierung notiert werden. Details unter Refakturierung.

Aufruf Rechnungslauf Rechnungen

Für die Stornierung den betroffenen Rechnungslauf öffnen, damit die Rechnungen angezeigt werden.

Stornierung

I. Rechnungen markieren

Die Rechnungen markieren, die storniert werden sollen.

II. Stornierung starten

Mit dem Button die Stornierung der vorher markierten Rechungen starten.

Die letzte Sicherheitsabfrage vor der Stornierung muss bestätigt werden.

III. Abfrage Gutschriftserzeugung

Sollte mit dem Zusatztool "Offene Posten Verwaltung" eine Zahlung zur markierten Rechnung eingebucht worden sein, wird nach der Stornobestätigung gefragt, ob eine Gutschrift erzeugt werden soll.

In der Regel wird auf die Erstellung der Gutschriften verzichtet.

JA - Es werden GUTSCHRIFTEN erzeugt: Mit dieser Auswahl wwerden für jede zu stornierende/aufgelistete Rechnung unter Daten-Andere Buchungen eine Gutschriftsbuchung erstellt.

Sollte bei der Fakturierung die Einstellung "nur Gutschriften" oder "Transaktionen und Gutschriften" ausgewählt worden sein, werden die so entstandenen Gutschriftsbuchungen auch abgerechnet. Unter Umständen können so bei einer Refakturierung 0-Wert-Rechnungen entstehen, da sich die Werte der Transaktionen und der Wert der Gutschriften gegenseitig aufheben.

NEIN - Es werden KEINE Gutschriften erzeugt: Mit dieser Auswahl werden keine Gutschriftsbuchungen für die zu stornierenden/aufgelisteten Rechnungen erstellt.

Abbrechen: Der Stornierungsvorgang wird abgebrochen

IV. Storno Beleg

Es wird für jede stornierte Rechnung ein Storno-Beleg erstellt und im PDF-Verzeichnis von Autopoll wie bei einer normalen Fakturierung gespeichert. In der Regel dient dieser Beleg nur der internen Verwendung.

V. Abschlussarbeiten Stornierung

Alle Transaktionen der stornierten Rechnung/en werden zurückgesetzt was die Faktura angeht und erhalten den Status storniert. Je nachdem wie viele Rechnungen mit wie vielen Transaktionen storniert wurden, kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Sind alle Transaktionen im Status geändert, erscheint eine Meldung.

VI. Stornierung beenden

Die Stornierung ist beendet wenn die Rechnungsübersicht wieder sichtbar ist und alle markierten Rechnungen den Status storniert erhalten haben.

Rechnungs-Refakturierung

Details unter Refakturierung