Rundschreiben: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 24. April 2017, 16:08 Uhr

Einleitung

Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf SEPA unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die eigenen Kunden verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.

Voraussetzungen

das Rundschreiben-Tool steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
Autopoll wird in der PLUS Variante benötigt.
Autopoll Erweiterung E1441 Modul P1: erweiterte Faktura wird benötigt
Rundschreiben per Email steht ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung (auch für Autopoll LIGHT)

Rundschreiben verwalten

I. Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben wird die Verwaltung der Rundschreiben geöffnet.

II. Layout Verwaltung

Die Erklärung der einzelnen Symbole, in der Menüleiste , wird unter AllgemeineBedienung erklärt.

III. Layout öffnen/anlegen

Über den "bearbeiten"-Button wird die eigentliche Layout-Bearbeitung geöffnet.

IV. Layout bearbeiten

Die erste Bearbeitung eines Layout sollte mit der Autopoll-Hotline zusammen durchgeführt werden. Details unter LayoutBerichte

V. vorhandene Layouts

allgemeines Rundschreiben

SEPA Basis

SEPA Firmen B2B

Rundschreiben drucken

I. Vorbereitung

Rundschreiben aktivieren

Um eine Firma für das Rundschreiben zu aktivieren, muss unter Firmen - der betreffende Kunde ausgewählt und im Register Rundschreiben, der Haken bei aktiv gesetzt werden.

In der Liste wird angezeigt:

gedruckt = wann das Rundschreiben gedruckt wurde.

Brief/Layout = welches Layout verwendet wurde.

zugeordnet = wann zugeordnet wurde.

E-Mail = ob und wann das Rundschreiben per E-Mail versendet wurde.

Report = das PDF mit Speicherpfad, welches erstellt wurde.

II. Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben drucken wird die Erstellung und Verteilung der Rundschreiben geöffnet.

III. Rundschreiben drucken/speichern

Rundschreiben auswählen und zuweisen

Rundbrief = Auswahl des vorher eingestellten Layouts

Linkes Fenster Alle Firmen = Liste aller Firmen, bei denen Rundschreiben aktiviert wurde.

Mit Hilfe der Buttons "Alle" und "Keine" oder durch manuelles Anhaken können Firmen ausgewählt bzw. die Auswahl entfernt werden.

Wird der Button "Auswahl" angeklickt, werden die Firmen automatisch angehakt, die der im Fenster "Auswahl" eingestellten Bedingung unterliegen:

ohne Rechnung = Auswahl aller Firmen, für die keine Rechnungen erstellt werden.

mit Rng. = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden.

Rng. und Lastschrift = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden und bei denen das Lastschriftverfahren zum Einsatz kommt.

Rng. ohne Lastschrift = Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.

= Verschieben aller im linken Fenster angehakten Firmen in das rechte Fenster Empfänger des Briefes (Zuordnung der Firmen)

= Verschieben aller im rechten Fenster angehakten Firmen zurück in das linke Fenster Alle Firmen (Zuordnung der Firmen entfernen)

Probelauf: Sind Firmen als Empfänger zugeordnet und der Probelauf angehakt öffnet der Button "Starten" die Druckverwaltung. Jetzt können die Rundschreiben kontrolliert werden. Ein Beenden des Druckverwaltung im Probelauf erzeugt keine Rundschreiben.

Wurden alle Einstellungen getätigt und das ganze Prozedere im Probelauf kontrolliert, muss der "Probelauf" Haken entfernt werden.

Der Button "Starten" öffnet wieder die Druckverwaltung. Nur wird beim Beenden des Druckmanagers die Rundschreiben erstellt und können gespeichert und ausgedruckt werden.

Rundschreiben drucken/speichern

IV. Rundschreiben per Mail versenden

Mit der Autopoll Erweiterung E1441 können Rundschrieben auch per EMail versendet werden.

Vorbereitungen

Mailserverzugang

Der Zugang zu einem Mailserver ist unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen zu konfigurieren. Details unter SmtpAusgang

EMailtexte

Unter Einstellungen EMail-Texte ist ein EMailtext zu konfigurieren. Details unter EMailtexte

EMail in Firma

In den Firmen, die ein Rundschrieben per EMail erhalten sollen, ist eine aktive und erreichbare EMailadresse einzutragen. Details unter Firmen

Rundschreiben per EMail versenden

Die grundsätzliche Auswahl erfolgt genau wie beim Rundschreiben drucken.

Nach dem Abhaken des Probelaufes wird die Auswahl "E-Mail Versand" aktiv.

Nach dem Aktivieren der Auswahl "E-Mail Versand" und dem Drücken von "Starten" wird das PDF erstellt und die Druckverwaltung öffnet sich.

Wird die Druckverwaltung geschlossen werden die E-Mails versandt.

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-{{Vorlage:Pruefung|}}{{Vorlage:FreigabeVO|}}{{Vorlage:FreigabeTG|}}
+<!--{{Vorlage:Erledigt|24.04.2017}}{{Vorlage:FreigabeRN|24.04.2017}}--><!--{{Vorlage:FreigabeTG|05.04.2017}}-->
 {{Vorlage:TOCright}}
 == Einleitung ==
+Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf [[SEPA]] unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die eigenen Kunden verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.
-* Zur Zeit der SEPA Umstellung war es notwendig, eine große Zahl von Kunden einfach und unkompliziert zu benachritigen. Unter dem Reiter '''Auswertung - Rundschreiben verwalten''' gibt es Vordrucke zur Vereinbarung eines '''SEPA Basis''' Lastschrifteinzuges und eines '''B2B''' Firmenlastschrifteinzuges.
+==Voraussetzungen==
+* das Rundschreiben-Tool steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
+* Autopoll wird in der '''PLUS''' Variante benötigt.
+* Autopoll Erweiterung '''E1441 Modul P1: erweiterte Faktura''' wird benötigt
+* Rundschreiben per Email steht ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung (auch für Autopoll LIGHT)
+<!-- * Rundschreiben per Email steht erst ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung -->
-* Diese Funktion kann auch genutzt werden, um andere wichtige Informationen an die Kunden zu vermitteln. Der Kreativität ist keine Grenzen gesetzt. Das Rundschreiben kann einmal als '''Brief ausgedruckt''' oder als '''PDF Anhang per E-Mail''' versendtet werden. Um das '''Rundschreiben per E-Mail''' versenden zu können, benötigt man die Erweiterung [Modul P1:erweiterte Faktura].
+==Rundschreiben verwalten==
+===I. Aufruf===
+Unter Auswertungen - Rundschreiben wird die Verwaltung der Rundschreiben geöffnet.
+[[Datei:Rundschreibenverwalten.png|150px|top|left]]
+{{clr}}
+===II. Layout Verwaltung===
+[[Datei:Rundschreibenverwalten1.png|350px|top|left]]
+{{clr}}
+Die '''Erklärung''' der '''einzelnen Symbole''', in der Menüleiste [[Datei:RundschreibenUebersicht.png]], wird unter [[AllgemeineBedienung]] erklärt.
-== Rundschreiben verwalten ==
+===III. Layout öffnen/anlegen===
+[[Datei:Rundschreibenlayout.png|350px|top|left]]
-[[Datei:Rundschreibenverwalten.png|150px|thumb|top|left]]
+Über den "bearbeiten"-Button wird die eigentliche Layout-Bearbeitung geöffnet.
+{{clr}}
+===IV. Layout bearbeiten===
+Die erste Bearbeitung eines Layout sollte mit der Autopoll-Hotline zusammen durchgeführt werden. Details unter [[LayoutBerichte]]
+===V. vorhandene Layouts===
-* Unter '''Auswertung''' - '''Rundschreiben verwalten''' werden die Einstellungen des '''Layouts''' vorgenommen.
+====allgemeines Rundschreiben====
+[[Datei:RundschreibenLayout1.png|420px|top|left]]
+{{clr}}
+====SEPA Basis====
+[[Datei:SEPABasis.png|420px|top|left]]
 {{clr}}
+====SEPA Firmen B2B====
-[[Datei:Rundschreibenverwalten1.png|350px|thumb|top|left]][[Datei:Rundschreibenlayout.png|350px|thumb|top|right]]
+[[Datei:SEPAB2B.png|420px|top|left]]
-* Mit einem '''doppel Klick''' auf das Layout Rundschreiben öffnet sich das Fenster '''Report Layout''' (rechtes Bild).
-* Mit einem '''doppel Klick''' auf Bearbeiten öffnet sich das Fenster des Layouts.
 {{clr}}
+==Rundschreiben drucken==
-[[Datei:RundschreibenLayout1.png|350px|thumb|top|left]]
+===I. Vorbereitung===
+====Rundschreiben aktivieren====
+Um eine Firma für das Rundschreiben zu aktivieren, muss unter Firmen - der betreffende Kunde ausgewählt und im Register '''Rundschreiben''', der Haken bei '''aktiv''' gesetzt werden.
+[[Datei:FirmenRundschreibenAktiv.png|480px|top|left ]]
-* Die Bezeichnungen die zwischen den [[Datei:RotePfeilelinks.png]]'''roten Pfeilen''' [[Datei:RotePfeilerechts.png]]stehen, sind Kundendaten die sich das System aus den eingetragen Informationen in der Firma [[Datei:FirmenIcon.png]] des jeweiligen Kunden zieht und die Informationen, der eigenen Firma, aus der Lizenez. Diese sollten '''nicht''' verändert werden.
+In der Liste wird angezeigt:
-* Die Überschrift wird aus der Bezeichnung übernommmen.
+'''gedruckt''' = wann das Rundschreiben gedruckt wurde.
+'''Brief/Layout''' = welches Layout verwendet wurde.
-* Die Anrede und der Text kann '''frei gewählt''' und eingetragen werden. '''Wichtig ist''' das mit dem '''OK''' in der '''linken unteren Ecke''' bestätigt wird und dann mit dem '''grünen Haken'''. '''Erst dann''' ist die Änderung in dem Layout gespeichert.
+'''zugeordnet''' = wann zugeordnet wurde.
+'''E-Mail''' = ob und wann das Rundschreiben per E-Mail versendet wurde.
-* Wird bereits ein '''Rechnungslayout''' verwendet, könnte dieses Layout hier eingefügt werden. Hierfür bitte mit der autopoll Hotline in Verbindung setzen.
+'''Report''' = das PDF mit Speicherpfad, welches erstellt wurde.
+{{clr}}
+===II. Aufruf===
+Unter Auswertungen - Rundschreiben drucken wird die Erstellung und Verteilung der Rundschreiben geöffnet.
+[[Datei:Rundschreibenversenden.png|150px|top|left]]
+{{clr}}
+===III. Rundschreiben drucken/speichern===
+====Rundschreiben auswählen und zuweisen====
+[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|420px|top|left ]]
-* Es gibt einmal einen '''Vordruck''' für '''Privatkunden Basis''' und für '''Firmenkunden B2B'''.
-* In den Vordrucken sind alle relevanten Kundendaten vorhanden. Es sollte nochmal über die Kundendaten geschaut werden, um alle Einträge zu kontrollieren.
+'''Rundbrief''' = Auswahl des vorher eingestellten Layouts
-<gallery mode="nolines" widths=350px heights=350px>
-File:SEPAB2B.png
-File:SEPABasis.png
-</gallery>
-{{clr}}
-== Rundschreiben E-Mail Einstellungen ==
+Linkes Fenster '''Alle Firmen''' = Liste aller Firmen, bei denen Rundschreiben aktiviert wurde.
+Mit Hilfe der Buttons "Alle" und "Keine" oder durch manuelles Anhaken können Firmen ausgewählt bzw. die Auswahl entfernt werden.
-[[Datei:EMailRundschreiben1.png|350px|thumb|top|left]][[Datei:EMailRundschreiben2.png|350px|thumb|top|right]]
+Wird der Button "Auswahl" angeklickt, werden die Firmen automatisch angehakt, die der im Fenster "Auswahl" eingestellten Bedingung unterliegen:
-[[Datei:EMailRundschreiben3.png|350px|thumb|top|left]]
+'''ohne Rechnung''' = Auswahl aller Firmen, für die keine Rechnungen erstellt werden.
+'''mit Rng.''' = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden.
-* Um eine '''E-Mail versenden''' zu können, müssen '''vorher''' Einstellungen vorgenommen werden. Aus dem Autopoll heraus können keine PDFs direkt verschickt werden.
+'''Rng. und Lastschrift''' = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden und bei denen das Lastschriftverfahren zum Einsatz kommt.
+'''Rng. ohne Lastschrift''' = Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.
-* Die '''erzeugte PDF''' wird als '''Anhang''' an eine '''E-Mail verschickt'''. Hierfür muss im Vorfeld eine E-Mail eingestellt werden.
+[[Datei:RundschreibenPfeilnachrechts.png]] = Verschieben aller im linken Fenster angehakten Firmen in das rechte Fenster '''Empfänger des Briefes''' (Zuordnung der Firmen)
-* Unter '''Einstellungen''' - '''E-Mail Texte''' wird das linke obere Fenster aufgerufen.
+[[Datei:RundschreibenPfeilnachlinks.PNG]] = Verschieben aller im rechten Fenster angehakten Firmen zurück in das linke Fenster '''Alle Firmen''' (Zuordnung der Firmen entfernen)
+{{clr}}
+'''Probelauf''': Sind Firmen als Empfänger zugeordnet und der Probelauf angehakt öffnet der Button "Starten" die Druckverwaltung. Jetzt können die Rundschreiben kontrolliert werden. Ein Beenden des Druckverwaltung im Probelauf erzeugt keine Rundschreiben.
-* Hier wird auf das '''weiße Blatt''' [[Datei:IconneuesBlatt.png]] geklickt, um einen neuen E-Mail zu generieren.
+[[Datei:Rundschreibendrucke2_0.PNG|420px|top|left]]
+Wurden alle Einstellungen getätigt und das ganze Prozedere im Probelauf kontrolliert, muss der "Probelauf" Haken entfernt werden.
-* Als nächstes wird im Auswahlfeld '''Art/Grund''' ausgewählt. In diesem Fall wird '''Rundschreiben per E-Mail''' ausgewählt.
+Der Button "Starten" öffnet wieder die Druckverwaltung. Nur wird beim Beenden des Druckmanagers die Rundschreiben erstellt und können gespeichert und ausgedruckt werden.
+{{clr}}
-* Danach wird der '''Haken bei aktiv gesetzt.'''
+====Rundschreiben drucken/speichern====
-* Im '''Betreff''' wird eine '''Überschrift''' für die E-Mail getroffen.
+===IV. Rundschreiben per Mail versenden===
+Mit der Autopoll Erweiterung E1441 können Rundschrieben auch per EMail versendet werden.
-* Im '''Absender''' wird die E-Mail ausgewählt auf die der '''Kunde antworten soll/kann'''.
+====Vorbereitungen====
-* Das '''Feld Empfänger''', '''Kopie''' und '''Blind Kopie''' werden in diesem Fall nicht ausgewählt, weil die '''E-Mail Adressen''' bereits in den '''Firmen''' hinterlegt sind.
+=====Mailserverzugang=====
+Der Zugang zu einem Mailserver ist unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen zu konfigurieren. Details unter [[SmtpAusgang]]
-* Wichtig ist es, im '''Reiter E-Mail Texte''', einen Text zu hinterlegen. Wenn dort '''kein Text''' hinterlegt ist, wird auch '''keine E-Mail''' versendet.
+=====EMailtexte=====
+Unter Einstellungen EMail-Texte ist ein EMailtext zu konfigurieren. Details unter [[EMailtexte]]
+[[Datei:EMailRundschreiben1.png|350px|top|]][[Datei:EMailRundschreiben2.png|350px|top|]][[Datei:EMailRundschreiben3.png|350px|top|]]
 {{clr}}
+=====EMail in Firma=====
+In den Firmen, die ein Rundschrieben per EMail erhalten sollen, ist eine aktive und erreichbare EMailadresse einzutragen. Details unter [[Firmen]]
-== Rundschreiben per Mail versenden ==
+====Rundschreiben per EMail versenden====
+[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|420px|top|left]]
+Die grundsätzliche Auswahl erfolgt genau wie beim Rundschreiben drucken.
-[[Datei:FirmenRundschreibenAktiv.png|350px|thumb|top|left ]][[Datei:Rundschreibenversenden.png|150px|thumb|top|right ]]
+Nach dem Abhaken des Probelaufes wird die Auswahl "'''E-Mail Versand'''" aktiv.
-* Damit Rundschreiben Kunden zugeordnet werden können, '''muss''' unter '''Daten''' - '''Firmen''' - '''den richtigen Kunden auswählen''' - und unter dem Reiter Rundschreiben, den '''Haken bei aktiv setzen'''.
-* Unter '''Auswertung - Rundschreiben drucken''' kommt man zu dem Fenster '''Rundschreiben drucken'''.
 {{clr}}
-[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|350px|thumb|top|left ]][[Datei:Rundschreibendrucke2.png|350px|thumb|top|right ]]
-{|
+[[Datei:Rundschreibendrucke2.png|420px|top|left]]
-|
-| = '''alle Firmen''': Hier erscheinen alle Firmen, die unter Rundschreiben auf aktiv gesetzt wurden.
-|-
-| = '''Rundbrief''': Auswahl der engestellten Rundbriefe.
-|-
-| = [[Datei:Rundschreiben_Auswahl.png]]: [[Datei:alle.png]], hier werden '''alle Firmen''' ausgewählt. [[Datei:keine.png]] hier werden alle Haken wieder entfernt.  [[Datei:Auswahl.png]] greift auf die Auswahl unterhalb des Kästchens:
-'''ohne Rng''' Auswahl der Firmen mit denen keine Rechnungen geschrieben werden; '''Rng. und Lastschrift''' Auswahl von Firmen die Lastrschrifteinzug nutzen; '''Rng. ohne Lastschrift''' Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrift nutzen, '''mit Rng.''' Auswahl der Firmen mit denen Rechnungen geschrieben werden, '''mit und ohne Lastschrift'''.
-|-
-| = [[Datei:RundschreibenPfeilnachrechts.png]] mit diesem Pfeil wird '''die Auswahl''' in das rechte Kästchen verschoben, '''Empfänger des Briefes'''.
-|-
-| = '''Probelauf''': Fenster öffnet sich mit den erstellten Rundbriefen. Hier können die Rundbriefe kontrolliert und ausgedruckt werden.
-|-
-| = '''E-Mail Versand''': Wird der Haken beim Probelauf entfernt, kann der Haken bei E-Mail Versand gesetzt werden. Es öffnet sich das gleiche Fenster wie im Probelauf. Mit dem weißen [[Datei:RotesX.png]], in der rechten oberen Ecke, wird das Fenster geschloßen und der E-Mail Versand wird gestartet.
-|}
-{{clr}}
-== Fazit ==
+Nach dem Aktivieren der Auswahl "'''E-Mail Versand'''" und dem Drücken von "'''Starten'''" wird das PDF erstellt und die Druckverwaltung öffnet sich.
+Wird die Druckverwaltung geschlossen werden die E-Mails versandt.
+{{clr}}
-* Kontrolle des '''aktiv''' Hakens in der Firma.
-* Kontrolle des Layoutes unter '''Rundschreiben verwalten'''.
-* Soll das Rundschreiben '''gedruckt''' oder per '''E-Mail''' versendet werden.
-* Wenn es als E-Mail versendet werden soll, wird eine Erweiterung '''[[Modul P1: erweiterte Faktura]]''' benötigt.
-* Dann müssen '''E-Mail Einstellungen''' vorgenommen werden.
-* Und zu letzt werden die Rundschreiben unter '''[http://doku.autopoll.de/index.php/Benutzer:Nagy/Rundschreiben Rundschreiben drucken]''' gemailt oder ausgedruckt.
-[[Kategorie:Erweiterung]]
+[[Kategorie:Plus]]