EN not allocated fillings

in Arbeit IN ARBEIT 

Preamble

Under certain circumstances fillings without assignment can occur in Autopoll. So it is recommended to periodically check "not assigned" fillings. In any case a check should be executed before the invoicing, before exporting fillings, before analysing vehicle consumptions and/or during analysing stock differences.

How to check "not assigned/allocated" fillings ?

• Under "Help-Info" you will find in the lowermost row the number of "not assigned" fillings done with "station"-cards.

• Under "Evaluations-Fills without allocation" you can create a report, which lists, after a previous selection, all "not assigned" fillings.

How and when do "not assigned/allocated" fillings occur ?

Case 1: Bei einem Abruf von Tankdaten von einem Tankautomaten werden alle Tankungen zuerst Vorgang für Vorgang abgeholt und in der Autopoll Datenbank unzugeordnet gespeichert. Sind alle Tankungen abgeholt, erfolgt die automatische Zuordnung der Tankungen nach dem schließen der Verbindung zum Tankautomaten. Geschieht irgendetwas Unvorhergesehenes auf dem abrufenden Computer was Autopoll behindert oder wird die Verbindung zum Tankautomaten unterbrochen, wird der Vorgang beendet und die automatische Zuordnung wird nicht gestartet. Dadurch sind alle abgeholten Tankungen nicht zugeordnet.

Characteristics:

• these fillings have continuous process numbers and belong to one polling action
• these fillings are missing the company, the vehicle and/or driver and often the product is missing too
• if the products are missing, these fillings do not reduce the tank level

Case 2: Zum Zeitpunkt der automatischen Zurodnung im Rahmen eines Abrufes von Tankungen, gibt es einen Ausweis nicht in Autopoll oder einem Ausweis ist kein Fahrzeug bzw. kein Fahrer zugeordnet. In beiden Fällen kann die Tankung nicht zugeordnet werden.

Characteristics:

• these fillings have no continuous process numbers, instead they are fillings in between normal fillings
• these fillings are missing the company and the vehicle and/or driver. The products have been assigned normally

How to re-assign "not assigned/allocated" fillings later ?

In case 1: Man startet über Actions-Re-Allocation eine automatische Neuzuordnung. In diesem Fall müssen die folgenden Einstellungen gemacht werden:

• den genauen Zeitraum (von- bis) aktivieren und einstellen
• den betroffenen Tankautomaten aktivieren und auswählen
• den Haken bei "nur nicht zugeordnete Transaktionen" setzen
• die Haken bei "Station","Bar","EC","Kredit" und "Flotte" setzen, sofern die jeweilige Kartenart zugeordnet werden soll (*1)

(*1) Es gibt Kunden die ordnen EC- oder Kreditkartentankungen nicht zu, weil sie diese auch nicht abrechnen.

In case 2: Mit Hilfe des Berichtes "Tankungen ohne Zuordnung" kontrollieren, ob es den Ausweis gibt bzw. wieso diesem Ausweis kein Fahrzeug oder Fahrer zugeordnet wurde. Den Ausweis anlegen bzw. das Fahrzeug oder den Fahrer dem Ausweis zuordnen. Dies verhindert, dass neue Tankungen vom Tankautomaten abgeholt und nicht zugeordnet werden können. Die Tankung über Daten-Tankdaten filtern, öffnen, manuell eine Firma und das Fahrzeug bzw. den Fahrer zuordnen und speichern. Manuell veränderte Tankungen werden in der Übersicht blau dargestellt.

Oder aber über Actions-Re-Allocation und den Voreinstellungen nicht zugeordnete Stationskarten, diese Tankungen zuordnen.