Fakturierung

in Arbeit IN ARBEIT 

Einleitung

In Autopoll gibt es die Möglichkeit Tankdaten, die Firmen zugeordnet wurden, abzurechnen.

Voraussetzungen

• Für die Fakturierung wird Autopoll in der PLUS Variante benötigt.
• Mit E1441 dem Modul P1: erweiterte Faktura können zusätzliche Funktionen innerhalb der Fakturierung erworben werden. (Rechnungsversand per EMail, Vorauszahlungen, Gratisabgaben)

Voreinstellungen

I. Mandantendaten

Aufruf

Unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen im Register Mandanten können die Daten der eigenen Firma (Mandant) hinterlegt werden. Diese Daten werden per Platzhalter auf der Rechnung angedruckt.

Mandantendaten

Bitte hier alle eigenen Firmendaten hinterlegen.

Der untere Bereich (Datenträgeraustausch , Edifact ID (A) und SEPA Gläubiger ID) wird nur beötigt, wenn innerhalb der Fakturierung mit Lastschriftverfahren (aktuell SEPA) gearbeitet wird. Detais zu diesem Thema unter SEPA.

II. Rechnungslayout

Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob die Rechnungen ausgedruckt oder per Mail versandt werden sollen. Sollten Rechnungen ausgedruckt werden, so ist zu klären, ob auf Formularpapier oder auf Blankopapier ausgedruckt werden soll. In Autopoll sind standardmäßig fünf verschiedene Rechnungslayouts hinterlegt, die dazu benutzt werden können Rechnungen auf Formularpapier zu drucken. D.h. es gibt in den Standard-Layouts keine Kopf- und Fusstexte und/oder Firmenlogos, nur die reinen Rechnungsdaten.

Da das Reportingtool wenig dokumentiert ist, sollten Änderungen immer zusammen mit der Autopoll-Hotline durchgeführt werden.

Kleinere Anpassungen, wie z.B. Zeilenanpassungen an das Formularpapier sind kostenfrei.

Größere Anpassungen, wie z.B. das Rechnungslayout mit Kopf- und Fusstexten und Logos versehen für einen Druck auf Blankopapier oder für den Versand per Mail sind kostenpflichtig (D1004 Gestaltung Rechnungslayout).

Aufruf

Über Einstellungen-Rechnungslayouts wird die Verwaltung der Rechnungslayouts geöffnet.

Liste der Rechnungslayouts

III. Rechnungsprofil

Aufruf

Über Einstellungen-Rechnungsprofile wird die Verwaltung der Rechnungsprofile geöffnet.

Liste der Rechnungsprofile

Die Bedeutung der einzelnen Symbole wird unter AllgemeineBedienung erklärt.

Rechnungsprofil einstellen

Zuordnung

Die Zuordnung des Rechnungsprofiles zu einer Firma kann entweder über das Register "Zuordnung" im Rechnungsprofil selbst oder über die Firma mit der Auswahl im Feld "Rechnung" durchgeführt werden.

über das Rechnungsprofil

Der linke Bereich dient nur zur individuellen Einstellung des Rechnungsprofiles für verschiedene Transaktionsarten und Herkünfte. Dieser Bereich sollte, wenn nötig, nur in Absprache und zusammen mit der Autopoll Hotline bearbeitet werden.

über die Firma

Vorbereitungen

Nicht zugeordnete Tankungen

Da das Rechnungsprofil einer oder mehreren Firmen zugeordnet wird, können auch nur Tankdaten die einer Firma zugeordnet wurden, fakturiert werden. Vor einer Fakruta, einer Fahrzeuganalyse und/oder einem Export ist auf jeden Fall zu prüfen, ob alle Tankdaten zugeordnet wurden. Details siehe nichtzugeordneteTankungen

Preise und Rabatte

Die Richtigkeit der Preise und Zu- und Abschläge ist vor der Fakturierung zu prüfen.

Fakturierung

Aufruf

Die Fakturierung kann auch über die Menüleiste, mit dem Icon, geöffnet werden.

Einstellungen

von: Auswahl des Zeitraumes ab dem fakturiert werden soll

bis: Auswahl des Zeitraumes bis zu dem fakturiert werden soll

Probelauf: Bei Aktivierung werden Probelaufrechnungen für eine Kontrolle erstellt. Die Fakturierung im Probelauf kann solange durchgeführt werden bis die Faktura im Echtlauf durchgfehührt wurde. Bei der Deaktivierung (dem "Echtlauf") werden echte rechnungen erstellt und die betroffenen Tankungen werden als "faktureiert" markiert. Nach Beendigung des Faktura-Echtlaufes kann diese Faktura nicht mehr wiederholt werden. Die rechnungen müssten vorher stroniert werden. Siehe Stornosystem/Wiederholungssystem.

Auswahlmöglichkeiten Firmen, Fahrzeuge, Fahrer, Kostenstellen, Tankautomaten und Artikel die fakturiert werden sollen. Bei keiner Auswahl werden immer alle Tankungen herangezogen.

Auswahl III bleibt unberücksichtigt und ist nur für individuell eingestellte Sonderkonditionen vorgesehen.

Einstellmöglichkeiten wie die Tankdaten in der Rechnung dargestellt werden sollen.

Anzahl Sätze: Wie viele Tankungen sind insgesamt ausgewählt worden

davon mit berechneten Preisen: Wie viele der ausgewählten Tankungen haben einen berechneten Preis

davon bereits verarbeitet: Wie viele der ausgewählten Tankungen wurden schon per "Echtlauf" exportiert

davon storniert: Wie viele der ausgewählten Tankungen storniert wurden. Siehe Stornosystem

Sätze zu verarbeiten: Wie viele der ausgewählten Tankungen sind noch nicht per "Echtlauf" fakturiert worden und können jetzt fakturiert werden

Rechnungsnummer von:

Rechnungsnummer bis:

Der untere Bereich (SEPA Einreichung ab , eigenes Fälligkeitsdatum und weitere SEPA-Parameter) wird nur beötigt, wenn innerhalb der Fakturierung mit Lastschriftverfahren (aktuell SEPA) gearbeitet wird. Detais zum diesem Thema unter SEPA.

Sollten keine Sätze zu verarbeiten sein ist der "Verarbeitung starten" Knopf deaktiviert.

Druckamanger

Probelauf

Echtlauf

Rechnungsübersicht

Über Auswertungen-Rechnungsübersicht kann die Liste der Rechnungsläufe geöffnet werden.