RechnungEMail

Prüfung PRÜFUNG vo:

Einleitung

Mit dem Tool Rechnungen per E-Mail können mit Autopoll erstellte Rechnungen direkt den Kunden (Firmen) per E-Mail zugestellt werden.

Voraussetzungen

ab Autopoll Light Version 4 (letzter Update 4.2.2.417 FR03, Februar 2015)
Autopoll Erweiterung Modul P1: erweiterte Faktura, Artikelnummer E1441 (VK 490,00€ zzgl. ges. MwSt).
ein korrekt eingerichteter und in Autopoll hinterlegter Mailausgangsserver.
Rechnungsformulare die komplett von Autopoll gedruckt werden Rechnungslayout. D.h. mit integrierten Kopf- und Fusstexten und ggfls. Logos.

Installation/Einrichtung

Einspielen der Autopoll Lizenz

Es wird eine Autopoll-Lizenz welche die Rechnungsversand-Funktionen freischaltet benötigt.

Einrichtung

E-Mail Text

Zuerst ist unter Einstellungen EMail-Texte eine EMail festzulegen, die als Begleittext an die Firma zusammen mit der Rechnung gesandt wird. Ein zweiter EMail-Text wird für einen möglichen Versand von Stornos benötigt.

ART/GRUND	Hier wird festgelegt, dass die E-Mail im Falle des Rechnungversandes versandt wird.
AKTIV	aktiviert die E-Mail, es kann diese also auch nur vorbereitet oder vorübergehend abgeschaltet werden.
BETREFF	Betreffzeile der Mail (Subject)
ABSENDER	Absender, also E-Mail Adresse an die die Antwort gehen soll
EMPFÄNGER	In diesem Fall ist die E-Mail Adresse der Firma der Empfänger
EMPFÄNGER (to)	Bleibt im Falle des Rechnungsversandes leer
KOPIE (cc)	ggf eine Kopie an einen Mitarbeiter/Kollegen o.a.
BCC (bcc)	die Möglichkeit einer Blindkopie

Im E-Mail-Text können dann u.a. die aufgeführten Platzhalter verwendet werden.

Rechnungsprofil

Es wird ein eigenes Rechnungprofil analog zu den Bestehenden benötigt. In dem neuen Rechnungsprofil kann dann der E-Mail-Versand vereinbart werden. So können Kunden mit und ohne Rechnungsversand parallel verwendet werden.

Firma

Unter Daten | Firmen | Firma müssem bei den einzelnen Kunden nun eine E-Mail Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll, eingetragen werden. Desweiteren muss das passende Rechnungsprofil "mit E-Mail" der Firma zugeordet werden.

Verwendung

Wenn alle Einstellungen richtig gemacht worden sind, erfolgt nach dem Schließen des Rechnungs-Druckmanager der Versand der entsprechenden E-Mails mit der Rechnung als Anhang.

Hinweise

Bei einigen Providern gibt es Probleme, wenn zu viele E-Mails mit Anhang zu schnell versandt werden. Es wird dann SPAM vermutet. Bei der österreichischen Telekom gibt es die Probleme beim Privat-Account, mit einem Buisness-Account funktioniert es dann. Mit den folgenden Parametern können Pausen eingefügt werden, bzw. nach <n> E-Mails ein Re-Connect zum Mail-Server veranlasst werden:

  autopoll.faktura.sendmail.pause.afterattach.msec (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.pause.aftersend.msec (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.reconnect.count (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.pause.reconnect.msec (Default 0)