SEPA

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Einleitung

Seit Februar 2013 kommt SEPA (Single Euro Payment Area, nicht Standard European Payment Agreement) statt dem alten Lastschriftverfahren (Deutschland: dtaus, Österreich: edifact) EU-weit und im Autopoll zum Einsatz.

Voraussetzungen

SEPA bis Version 2.7 steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
SEPA 3.0 wird ab Autopoll Version 5 in der 2.Ausbaustufe zur Verfügung stehen.
Für die Fakturierung und damit auch SEPA, wird Autopoll in der PLUS Variante benötigt.

Vorbereitungen

Schritt 1 - SEPA-Gläubiger-ID/Creditoren-ID

Um am Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, müssen Unternehmen u.a. eine Gläubiger-Identifikationsnummer besitzen. Die Ausgabe der Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). In Österreich wird die sogenannte Creditoren ID benötigt, welche von der Nationalbank vergeben wird. Diese muss bei der Hausbank beantragt werden.

Schritt 2 - Hausbank

Ein Vorgespräch mit der Hausbank ist notwendig um die Details der Verwendung von SEPA bei der Hausbank festzulegen. Darunter fallen die genaue SEPA-Version, die Anzahl der SEPA-Dateien, die bei der Fakturierung erstellt und wie die erstellten SEPA-Dateien bei der Hausbank eingelesen werden solllen. Zusätzlich wird von der Hausbank eine Inkassovereinbarung benötigt, um Lastschriften vom Konto des Kontoinhabers einziehen zu können.

Schritt 3 - Eigene Bank- und SEPA-Daten

Sind mit der Hausbank alle SEPA-relvanten Details besprochen, müssen diese SEPA-Basisdaten im Autopoll erfasst werden. Unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen werden diese Daten erfasst.

Hier müssen alle relevanten Daten eingegeben werden: die BIC, der Name, die IBAN, die Steuernummer, die Ust-ID und die SEPA Gläubiger ID und vor allen Dingen die Auswahl "Datenträgeraustausch" muss auf SEPA eingestellt werden.

Schritt 4 - Kunden Bank- und SEPA-Daten

Unter Daten-Firmen werden die Firmen geöffnet und unter "SEPA/Lastschrift" werden die Bankverbindungsdaten der Kunden eingetragen.

Firmenkunden (B2B) können Buchungen im Regelfall nicht zurückbuchen. Lastschriften müssen einen Tag vor der Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen.

Privatkunden (Basis Lastschrift) können innerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung wiedersprochen werden, sodass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Wenn eine SEPA-Basis-Lastschrift erstmalig ausgeführt wird, muss die Lastschrift fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Dies gilt auch für einmalige Lastschriften. Bei darauffolgenden Lastschriften hingegen, muss die Lastschrift zwei Tage vorher bei der Zahlungsstelle vorliegen.

Da SEPA einem andauernden Entwicklungsprozess unterliegt, sollten die genauen, aktuellen Angaben bei der Hausbank (wie in Schritt 2 empfohlen) nachgefragt werden.

Umstellung alte Konto-Angaben auf IBAN

Für den Umstieg vom alten Lastschriftverfahren und einer alten Autopoll Version auf SEPA bzw. Autopoll Version V4 gibt es in Autopoll die Möglichkeit die Kunden-Bankdaten von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC umzustellen. Details unter Umstellung auf IBAN

Schritt 5 - Kunden SEPA-Mandate

SEPA Mandate anzeigen

SEPA Mandate einfordern

Mit Hilfe der Autopoll Funktion Rundschreiben können die SEPA-Mandate für die betroffenen Kunden erstellt und an diese versandt werden. Details unter Rundschreiben.