Bestandsabweichungen
Für Bestandsabweichungen kann es folgende Gründe geben: Fehler bei der Berechnung natürlicher Schwund durch Temperatur Schwankungen Datenverlust Daten-Manipulation Ungenau justierte Pumpen Diebstahl
1) Berechnungsmethode Zunächst benötigt man die tatsächlichen Bestände am Anfang und am Ende eines zu überprüfenden Zeitraumes. Diese Bestände stellt man gewöhnlich durch Peilungen fest. Außerdem benötigt man die Lieferungen und die Tankungen, welche zwischen den beiden Peilungen stattgefunden haben.
Beispiel:
Interpretation: Am 01.08.2011 um 10:37 wurde ein Tankinhalt von 8.037 Litern festgestellt. Nach diesem Zeitpunkt und vor dem 01.09.2011 11:13 wurden in der Summe 23.488 Liter geliefert und 27.337 Liter getankt. Dies ergibt einen rechnerischen Bestand von 4.188 Litern. Tatsächlich werden am 01.09.2011 um 11:13 jedoch 3.959 Liter als aktueller Bestand festgestellt. Dies ergibt eine Abweichung von -229 Litern. In Relation zu den Abgaben sind dies 0,84 %.
2) Natürlicher Schwund Abweichungen bis 1 % des Umsatzes können aufgrund von Temperatur Schwankungen auftreten und können nur durch Temperatur kompensierte Abgaben (temperaturkompensierende Pumpen) verhindert werden
3) Datenverlust Um Datenverluste auszuschließen hat man ab Autopoll Rel. 3.5 eine komfortable Kontroll- Möglichkeit. aktionen - vorgangskontrolle --> Dieses Funktion prüft, ob die von den Tankautomaten vergebenen Vorgangsnummern (Belegnummern) fortlaufend und lückenlos sind. Geben Sie einen zu überprüfenden Zeitraum ein und wählen Sie einen Tankautomaten aus. Legen Sie auch fest ob die manuell erfassten Tankungen mit überprüft werden sollen. Gewöhnlicherweise wird man manuell erfasste Tankungen nicht überprüfen, weil bei der manuellen Erfassung von Tankdaten die Vorgangsnummern ohne Bedeutung sind. In der Praxis wird bei manuell erfassten Tankungen oft immer die gleiche Nummer vergeben. Klicken Sie dann auf „Start" um den Überprüfungsvorgang durchzuführen. Im unteren Teil der Maske werden die erkannten Lücken gezeigt. Der gezeigte Zeitpunkt ist der Zeitpunkt der letzten Tankung vor der Lücke. Die fehlende(n) Tankung(en) sind also danach zu suchen. Sind Lücken erkannt worden dann kann man diese über die Tankdatenliste (auswertungen - tankdaten - tankdatenliste) oder über die Tankdatenverwaltung (daten - tankdaten) noch einmal bestätigen lassen. Dabei ist es wichtig, dass die Daten nach Tankautomat und Zeit sortiert werden
4) Daten-Manipulation Scheinbare VeMuste können auch auftreten, wenn Tankdaten manipuliert werden.
Beispiel: Die Menge einer Tankung wird verändert. Original: 500 Liter Nach Änderung: 100 Liter Verlust: 400 Liter Änderungen dieser Art können nur von Benutzern mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden. Zu beachten ist auch, dass alle Änderungen protokolliert und jederzeit nachvollzogen werden können. (nochmals überarbeiten Protokollierung nur angemeldeter APV User)
5) Ungenau justierte Pumpen An öffentlichen Tankstellen müssen die Pumpen regelmäßig vom Eichamt überprüft werden. Nicht öffentliche Tankstellen müssen diese Überprüfungen nicht vornehmen lassen. Pumpen, die nicht regelmäßig überprüft und justiert werden können ungenau arbeiten.
6) Diebstahl a) Entnahmen direkt am Tank b) Falsche Liefermengen Um zu verhindern, dass bei Anlieferungen von Treibstoff nicht die auf dem Lieferschein genannte Menge in Ihren Tank gepumpt wird, empfehlen wir die Lieferanten aufzufordern vor Tankbeginn einen sogenannten Null-Bon drucken zu lassen. Oder bei vorhandener peilsonde eine Peilung kurz vor der Lieferung und eine peilung kurz nach der Lieferung (evtl. ein bisschen länger warten bis der Tankinhalt sich beruhigt hat) c) Entnahmen über freigeschaltete Zapfsäule In diesem Falle werden im Tankautomaten keine Aufzeichnungen der Abgaben vorgenommen. Eine Kontrollmöglichkeit besteht nur durch Ablesung von Pumpenzählerständen (Summierzähler) und Vergleich mit Tankmengen in Autopoll.
Beispiel: Zählerstand am 01.08.11 17:10 - 10.500 Zählerstand am 01.09.11 08:50 - 13.800 Differenz zw. den Zählern 3.300 Mengen in Autopoll 3.290 = > es fehlen 10 Liter
Das Autopoll Erweiterungstool „Pumpenkontrolle" kann Sie bei dieser Kontrolle unterstützen. Das Tool bietet die Möglichkeit der manuellen Erfassung von Pumpenzählerständen verschiedener Zeitpunkte, Ermittlung der Differenz der Zählerstände und automatischem Vergleich mit den Mengen, welche der Tankautomat an Autopoll übergeben hat.