EN prepaid fillings
IN ARBEIT work in progress
Preamble
With the function "prepaid fillings" payments can be booked in advance on a company, which can be filled at the card reader afterwards. These prepayments are being booked on a vehicle of the corresponding company, which has to be assigned to a card. For adminstration and control purposes an account statement for the prepayments and the fillings is available.
Pre-conditions
- Autopoll PLUS variant is required
- available from Autopoll version 3.5
- last bugfixing in version 4.2.2.417 FR01 (Jan. 2015).
- Autopoll extension E1441 Modul P1: extended invoicing is required
- a card reader type with a periodical limit, at best the card reader is able to work with an amount limit
Settings
Product registration
To be able to book the prepayments, a suitable product has to be registered first. Details to products under products.
Card reader preparations
The card reader should have a periodical- or reducing-limit function. That means the limit calculated and given by Autopoll can be filled at the card reader. The card is being blocked by the card reader when the limit is reduced to zero and can only be reactivated when a new limit is transmitted from Autopoll.
Due to the fact that the prepaid bookings are amount bookings, the card reader should be able to handl e amount limits.
Configuration over Autopoll
Card readers, which are configured with Autopoll (e.x. Heconomy) the parameter "amount limit" (preselection amount) has to activated and sent to the card reader. (Settings - card reader terminals - open the card reader - Devices - open the device - Master files -Bei Tankautomaten die von Autopoll entsprechend konfiguriert werden (z.B. Heconomy) muss im Tankautomat das Feld "Betragslimit" aktiviert sein. Beim Heconomy unter Einstellungen-Tankautomaten Terminals-Tankautomat öffnen-Register Geräte-Gerät öffnen-Register Stammdaten
Configuration over the card reader
Bei Tankautomaten, die die Konifguration nicht über Autopoll bekommen (z.B. HecStar) muss die Konfiguration passend im Tankautomaten vorgenommen werden. Dabei sind automatenspezifische Details zu beachten. Beim HecStar zum Beispiel können Periodenlimits nicht für einen einzelnen Ausweis, sondern nur für eine ganze Kartengruppe (Ausweisart) festgelegt werden. Daher müssen die Ausweise im HecStar und in Autopoll entsprechend organisiert werden. Details unter VorauszahlHecstar.
Unterstützt der Tankautomat kein Betragslimit, so sendet Autopoll ein Mengenäquivalent, welches sich auf Basis des höchsten Preises, der für den Ausweis zugelassenen Artikel ergibt. (Dieses ist aber sicherlich nur der zweitbeste Weg).
Configuration of a prepaid card
Der Ausweis der als Vorauszahler genutzt werden soll, muss die entsprechende Limitart bekommen. Daten-Ausweise-Alle Einzelausweise-Ausweis öffnen-Register Parameter. Details unter Ausweise
Assignment to a vehicle/driver and company
Vorauszahlungs-Buchungen können in Autopoll nur für Firmen über Fahrzeug und Fahrer erfolgen, daher muss der Ausweis mit einem Fahrzeug oder Fahrer verknüpft werden.
Prepayment booking
Auf das verknüpfte Fahrzeug kann nun eine Zahlung eingebucht werden. Unter Daten-Andere Buchungen wird die Buchung erfasst.
Wichtig dabei die Buchungsart "Vorauszahlung" und der Artikel "Vorauszahler".
Des weiteren muss der Betrag negativ erfasst werden.
Transmission of the data to the card reader
The changed cards have to be transmitted to the card reader/s.
When working with limits and mileage input at the card reader, the pollings have to separated.
For details read polling process limits and mileage_input
1. polling 1 only the fillings from the card reader (thereby NO card transmission),
2. the card limits will be calculated anew on the base of the new fillings, (respectively the mileage are being set)
3. polling 2 transmission of all cards with the correct limits(and mileage values) to all the card readers.
1. Polling 1 only fillings
3. Polling 2 only the cards
Prepayer account statement
Die Berechnung der Limits erfolgt auf Grund der geleisteten Zahlungen und der getätigten (Ab-)Tankungen. Diese kann einen langen Zeitraum umfassen, der sensibel auf jede Änderung reagiert. Daher ist es sinnvoll jeden Monat einen Kontoauszug zu erzeugen. Dabei werden die Buchungen und Tankungen ab dem letzten Kontoauszug addiert und ein neuer Endwert festgeschrieben. Dieser ist dann sicherer gegen Manipulation oder Fehleingaben.
Menu call up
Under Evaluations-Prepayer the report of the account statement is being opened.
Test run
During the test run an account statement is being reported, but no closing entry is being booked.
Production run - real account statement
It is recommended to execute the report account statement in production run on a regular basis. Most customers do it monthly.
Wie bei allen Auswertungen wird erst ein Zwischenergebnis angezeigt, welches die Anzahl zu verarbeitener Sätze angibt, sowie Wiederholung und Neu-Berechnung fester Preise ermöglicht.
Account statement
Dieser Auszug kann dann für Nachfragen des Kunden archiviert oder an den Kunden überreicht werden.
Re-use of a prepaid card
Wenn ein Vorauszahlerausweis zurückgegeben oder eingezogen wurde und erneut verwendet werden soll, muss sichergestellt sein, dass seine "alten" Buchungen nicht in die aktuelle Berechnung einfliessen. Da das Fahrzeug quasi als "Konto" verwendet wird über das die Buchungen verwaltet werden, besteht die Lösung darin, ein neues Fahrzeug mit dem Ausweis zu verknüpfen. Damit bleiben die bisherigen Buchungen erhalten und nachvollziehbar. Die neuen Buchungen erfolgen auf einem leeren Konto (Fahrzeug) ohne Vorgeschichte.
Refund of the remaining amount when the prepaid card is returned
Wird eine Vorauszahlerkarte zurückgegeben und es wurde noch nicht der gesamte, vorausgezahlte Betrag abgetankt, muss/kann/wird dem Kunden der Restbetrag ausbezahlt werden. Um diese Vorauszahlerkarten-Abwicklung buchhalterisch auszugleichen, muss diese Rückzahlung im Autopoll gebucht werden. Dazu muss in Autopoll unter Daten-Tankdaten eine manuelle Tankung erfasst werden. Folgende Werte sind dabei zu beachten:
- Datum/Zeit = Datum der Rückzahlung an den Kunden
- Artikel = "Vorauszahlung"
- Menge = 1
- Preis = ausbezahlter Restbetrag
- Firma = die Firma unter der im Autopoll alle Vorauszahlerkarten gebucht wurden
- Fahrzeug = das betroffene Fahrzeug
Nach dieser Buchung sollte der Vorauszahlöerbericht für diese Vorauszahlerkarte bzw. für dieses Fahrzeug eine Null als Ergebnis liefern.
Additional hints
- For the amount limit function the card reader of type CR 2331 R3 requires at least E-prom release 11.
- Fillings will only reduce the limits, when they are assigned to the vehicle, which is assigned to the card.
- For the card reader of type Hecstar please read the extended description.