EN term monitoring

in Arbeit IN ARBEIT work in progress

Preamble

With this function time based or consumption based service or inspection terms/appointments can be monitored, forectased respectively administrated in Autopoll.

Pre-conditions

• at least Autopoll LIGHT
• when consumption based monitoring with kilometers or miles shall be used, then input of kilometers or mileage at the card reader/s is required

Calculations

time based monitoring

The next term/appointment is the last executing date added by the periode configured in the corresponding monitoring type.

consumption based monitoring

For the determination of the next term/appointment when the base is the vehicle consumption (it doesn't matter whether it is kilometers, mileage or operating hours) the fillings of the vehicle of the last six months will be taken for the calculation of an average monthly consumption value. On the base of this average monthly consumption value a most likely "forecast-"periode is being calculated. That means in how many months, weeks or days the monitoring value configured in the corresponding monitoring type will be reached. This "forecast-"periode will be added to the last executing date as the next term/appointment. Six months is the configured default value for the review, but can be changed by using the parameter "termin.tankzeitraum.monate". This parameter is valid for the whole function "term monitoring".

Menu call up

• List of Terms --> 6.1 list of terms (in detail)
• Terms preview --> 6.2 list of terms (shortform)
• Termine (kurz 2) --> 6.3 list of terms (shortform 2)
• fixed terms --> 6.4 executed terms
• Maintenance of termns --> 7.1 administration of terms
• Enter fixing dates --> 7.2 registration of executed terms
• Inspection types --> 5.1 monitoring types

Settings

Monitoring types

Menu call up

The meaning of each icon is being explained under general handling.

Monitoring type

Description: Bezeichnung der Überwachungsart. Es wird empfohlen sinnvolle, eindeutige und kurze Bezeichnungen zu wählen

Column No.: die Postion der Überwachungsart in den Berichten. Für eine variable Spaltenausgabe, je nachdem welche Daten alle ausgegeben werden sollen, ist der Wert 99 einzutragen.

Short: die Bezeichnung der Überwachungsart in den Berichten

create message for CR: Bei der Aktivierung wird eine Meldung beim Ausweis des betroffenen Fahrzeugs hinterlegt. Hintergrund: Bei einigen Tankautomaten, wenn diese Meldungen verarbeiten können (bitte dazu den Tankautomaten-Betreuer kontaktieren), gibt es die Möglichkeit mit der Übertragung der Ausweise Meldungen die vorher bei den Ausweisen eingestellt wurden, mit zu übertragen. Diese Meldung wird dem Fahrer am Tankautomaten, wenn er den betroffenen Ausweis benutzt, einmalig angezeigt.

Hier können für die zeitbasierende und/oder verbrauchsbasierende Überwachung die folgenden Werte eingegeben werden:

erstmals nach: Wert der ersten Prüfung/Überwachung

zweites mal nach: Wert der zweiten Prüfung/Überwachung

danach alle: Wert der folgenden Prüfungen/Überwachungen/Termine

assigned vehicles

Display of the vehicles and their companies to which this monitoring type was assigned to.

Vehicle assignment

Menu call up

Assignment and base term

Überwachungsart: Auswahl einer bereits vorhandenen Überwachungsart

Fahrzeug: Anzeige welches Fahrzeug betroffen ist

Datum: Datum der letzten Durchführung bzw. der Anschaffung

KmStand: Kilometerstand zum oben genannten Datum

Reports

Als Beispiel dient das Fahrzeug 315 der Firma Mustermann mit dem Kennzeichen "AA-BB 999". Anschaffung: 01.01.2010 mit 15 km. Letzter TÜV-Termin: 03.01.2013.

List of terms

Auf Basis der Einstellungen (Bis-Datum, Firmen, Fahrzeuge, Kostenstellen, Überweachungsarten) werden die Termine neu berechnet und erstellt und in einem Bericht mit Detaildaten aufgelistet.

F = Fälligkeitsdatum

B = Überwachungswert (nur bei verbrauchsbasierenden Überwachungsarten)

L = Letzte Durchführung (nur bei verbrauchsbasierenden Überwachungsarten)

Terms preview

Auf Basis der Einstellungen (Bis-Datum, Firmen, Fahrzeuge, Kostenstellen, Überweachungsarten) werden die Termine neu berechnet und erstellt und in einem Bericht aufgelistet.

Termine (kurz 2)

Auf Basis der Einstellungen (Von- und Bis-Datum, Firmen, Überweachungsarten) werden die Termine neu berechnet und erstellt und in einem Bericht aufgelistet.

Fixed terms

Auf Basis der Einstellungen (Von- und Bis-Datum) werden die durchgeführten Termine in einem Bericht aufgelistet.

Maintenance of terms

Maintenance of terms

Fahrzeug: Anzeige und Änderungsmöglichkeit des Fahrzeuges welches betroffen ist

Überwachungsart: Anzeige und Änderungsmöglichkeit der Überwachungsart um die es geht

geplant für: Anzeige und Änderungsmöglichkeit des geplanten Termines

bei km / Std.: Anzeige und Änderungsmöglichkeit der ...

indiv. Vorgaben (Bsp.: Garantie)

fällig am: Eingabe eines festen und vorgegebenen Termines

fällig bei km / Std.: Eingabe eines festen und vorgegebenen KM-Standes oder vorgegebener Betriebsstunden

durchgeführt am: Eingabe wann der Termin durchgeführt wurde

Km / Std.: Eingabe des KM_Standes bzw. der Betriebsstunden zum Zeitpunkt der Durchführung

Bemerkung: Eingabe von Bermerkungen zum durchgeführten Termin

erstellt am: Anzeige wann der Termin erstellt wurde

Enter fixing dates

Fahrzeug: Anzeige welches Fahrzeug betroffen ist

Überwachungsart: Anzeige um welche Überwachungsart es geht

geplant für: Anzeige des geplanten Termines

erstellt am: Anzeige wann der Termin erstellt wurde

durchgeführt am: Eingabe wann der Termin durchgeführt wurde

Km / Std: Eingabe des KM-Standes bzw. der Betriebsstunden zum Zeitpunkt der Durchführung

Bemerkung: Eingabe von Bemerkungen zum durchgeführten Termin

Extension

With the function actionplans the list of terms can be generated automatically and sent by email.