EN term monitoring

in Arbeit IN ARBEIT work in progress

Preamble

With this function time based or consumption based service or inspection terms/appointments can be monitored, forectased respectively administrated in Autopoll.

Pre-conditions

at least Autopoll LIGHT
when consumption based monitoring with kilometers or miles shall be used, then input of kilometers or mileage at the card reader/s is required

Calculations

time based monitoring

The next term/appointment is the last executing date added by the periode configured in the corresponding monitoring type.

consumption based monitoring

For the determination of the next term/appointment when the base is the vehicle consumption (it doesn't matter whether it is kilometers, mileage or operating hours) the fillings of the vehicle of the last six months will be taken for the calculation of an average monthly consumption value. On the base of this average monthly consumption value a most likely "forecast-"periode is being calculated. That means in how many months, weeks or days the monitoring value configured in the corresponding monitoring type will be reached. This "forecast-"periode will be added to the last executing date as the next term/appointment. Six months is the configured default value for the review, but can be changed by using the parameter "termin.tankzeitraum.monate". This parameter is valid for the whole function "term monitoring".

Menu call up

List of Terms --> 6.1 list of terms (in detail)
Terms preview --> 6.2 list of terms (shortform)
Termine (kurz 2) --> 6.3 list of terms (shortform 2)
fixed terms --> 6.4 executed terms
Maintenance of termns --> 7.1 administration of terms
Enter fixing dates --> 7.2 registration of executed terms
Inspection types --> 5.1 monitoring types

Settings

Monitoring types

Menu call up

The meaning of each icon is being explained under general handling.

Monitoring type

Description: Bezeichnung der Überwachungsart. Es wird empfohlen sinnvolle, eindeutige und kurze Bezeichnungen zu wählen

Column No.: die Postion der Überwachungsart in den Berichten. Für eine variable Spaltenausgabe, je nachdem welche Daten alle ausgegeben werden sollen, ist der Wert 99 einzutragen.

Short: die Bezeichnung der Überwachungsart in den Berichten

create message for CR: Bei der Aktivierung wird eine Meldung beim Ausweis des betroffenen Fahrzeugs hinterlegt. Hintergrund: Bei einigen Tankautomaten, wenn diese Meldungen verarbeiten können (bitte dazu den Tankautomaten-Betreuer kontaktieren), gibt es die Möglichkeit mit der Übertragung der Ausweise Meldungen die vorher bei den Ausweisen eingestellt wurden, mit zu übertragen. Diese Meldung wird dem Fahrer am Tankautomaten, wenn er den betroffenen Ausweis benutzt, einmalig angezeigt.

Hier können für die zeitbasierende und/oder verbrauchsbasierende Überwachung die folgenden Werte eingegeben werden:

first time after: Wert der ersten Prüfung/Überwachung

zweites mal nach: Wert der zweiten Prüfung/Überwachung

then all: Wert der folgenden Prüfungen/Überwachungen/Termine

assigned vehicles

Display of the vehicles and their companies to which this monitoring type was assigned to.

Vehicle assignment

Menu call up

Assignment and base term

Inspection Type: selection of an existing monitoring type

Vehicle: display of the affected vehicle

Date: Date of the last execution or date of purchase

Odometer R.: kilometers, miles or operating hours at the above mentioned date

Reports

Example: Vehicle number 315 with the registration plate "AA-BB 999" of company Mustermann. Date of Purchase: 01.01.2010 with 15 km. Last TÜV date: 03.01.2013.

List of terms

Auf Basis der Einstellungen (Bis-Datum, Firmen, Fahrzeuge, Kostenstellen, Überweachungsarten) werden die Termine neu berechnet und erstellt und in einem Bericht mit Detaildaten aufgelistet.

F = Fälligkeitsdatum

B = Überwachungswert (nur bei verbrauchsbasierenden Überwachungsarten)

L = Letzte Durchführung (nur bei verbrauchsbasierenden Überwachungsarten)

Terms preview

Auf Basis der Einstellungen (Bis-Datum, Firmen, Fahrzeuge, Kostenstellen, Überweachungsarten) werden die Termine neu berechnet und erstellt und in einem Bericht aufgelistet.

Termine (kurz 2)

Auf Basis der Einstellungen (Von- und Bis-Datum, Firmen, Überweachungsarten) werden die Termine neu berechnet und erstellt und in einem Bericht aufgelistet.