NichtzugeordneteTankungen

Einleitung

Unter gewissen Umständen kann es in Autopoll zu "nicht zugeordneten" Tankungen kommen. Es wird empfohlen periodisch zu prüfen, ob es "nicht zugeordnete" Tankungen gibt. Eine Prüfung sollte auf jeden Fall durchgeführt werden, bevor Tankungen während einer Faktura, einem Tankdatenexport und/oder einer Fahrzeuganalyse weiterverarbeitet werden oder während einer Analyse von Bestandsabweichungen.

Wie prüft man auf "nicht zugeordnete" Tankungen ?

• Unter Hilfe-Info in der untersten Zeile wird die Anzahl der "nicht zugeordneten" Stationskarten-Tankungen angezeigt.

• Unter Auswertungen-"Tankungen ohne Zuordnung" öffnet sich ein Bericht. Dieser listet nach vorheriger Einstellung die "nicht zugeordneten" Tankungen auf.

Wie und wann können "nicht zugeordnete" Tankungen entstehen ?

Fall 1: Bei einem Abruf von Tankdaten von einem Tankautomaten werden alle Tankungen zuerst Vorgang für Vorgang abgeholt und in der Autopoll Datenbank unzugeordnet gespeichert. Sind alle Tankungen abgeholt, erfolgt die automatische Zuordnung der Tankungen nach dem schließen der Verbindung zum Tankautomaten. Geschieht irgendetwas Unvorhergesehenes auf dem abrufenden Computer was Autopoll behindert oder wird die Verbindung zum Tankautomaten unterbrochen, wird der Vorgang beendet und die automatische Zuordnung wird nicht gestartet. Dadurch sind alle abgeholten Tankungen nicht zugeordnet.

Merkmale:

• die Tankungen haben aufeinanderfolgende Vorgangsnummern und sind nur Vorgänge dieses einen Abrufes
• allen Tankungen fehlt die Firma, das Fahrzeug bzw. der Fahrer und in vielen Fällen auch der Artikel
• wenn keine Artikel zugeordnet wurden, verringern diese Tankungen nicht die Bestände der Tanks

Fall 2: Zum Zeitpunkt der automatischen Zurodnung im Rahmen eines Abrufes von Tankungen, gibt es einen Ausweis nicht in Autopoll oder einem Ausweis ist kein Fahrzeug bzw. kein Fahrer zugeordnet. In beiden Fällen kann die Tankung nicht zugeordnet werden.

Merkmale:

• die Tankungen haben in der Regel keine aufeinanderfolgenden Vorgangsnummern, sondern sind immer Einzeltankungen
• den Tankungen fehlt nur die Firma und das Fahrzeug bzw. der Fahrer. Der Artikel wurde zugeordnet.

Wie ordnet man die "nicht zugeordneten" Tankungen nachträglich zu ?

In Fall 1: Man startet über Aktionen-Neu-Zordnung eine automatische Neuzuordnung. In diesem Fall müssen die folgenden Einstellungen gemacht werden:

• den genauen Zeitraum (von- bis) aktivieren und einstellen
• den betroffenen Tankautomaten aktivieren und auswählen
• den Haken bei "nur nicht zugeordnete Transaktionen" setzen
• die Haken bei "Station","Bar","EC","Kredit" und "Flotte" setzen, sofern die jeweilige Kartenart zugeordnet werden soll (*1)

(*1) Es gibt Kunden die ordnen EC- oder Kreditkartentankungen nicht zu, weil sie diese auch nicht abrechnen oder weiter verarbeiten.

In Fall 2: Mit Hilfe des Berichtes "Tankungen ohne Zuordnung" kontrollieren, ob es den Ausweis gibt bzw. wieso diesem Ausweis kein Fahrzeug oder Fahrer zugeordnet wurde. Den Ausweis anlegen bzw. das Fahrzeug oder den Fahrer dem Ausweis zuordnen. Dies verhindert, dass neue Tankungen vom Tankautomaten abgeholt und nicht zugeordnet werden können. Die Tankung über Daten-Tankdaten filtern, öffnen, manuell eine Firma und das Fahrzeug bzw. den Fahrer zuordnen und speichern. Manuell veränderte Tankungen werden in der Übersicht blau dargestellt.

Oder aber über Aktionen-Neu-Zordnung und den Voreinstellungen nicht zugeordnete Stationskarten, diese Tankungen zuordnen.