EN vehicle sale
IN ARBEIT
Preamble
Aus Anlass von einigen Supportfällen, bei denen es um Datenchaos (hauptsächlich im Bereich Tankdaten) und Unsicherheiten der Kunden bei Fahrzeug-Veräußerungen und -Verschrottungen ging, haben wir eine Anleitung zu diesem Thema zusammengestellt.
Das Ändern von Bezeichnern, wie Kennzeichen oder anderem, legt noch keinen neuen Datensatz an, das Daten-Objekt bleibt erhalten. Datensätze repräsentieren jeweils genau die gleichen Objekte wie in der realen Welt, das Fahrzeug steht für das Fahrzeug auf dem Hof, der Ausweis für das Autorisierungsmedium in der Hand. Zwischen beiden besteht eine Zurodnung, damit bekannt ist, was betankt wurde.
Basic information
- In Autopoll wird mit zwei Stammdaten-Bereichen gearbeitet, die getrennt voneinander zu betrachten sind:
Bereich 1: companies, vehicles und drivers
Bereich 2: cards
- Nummern (Firmennummern, Fahrzeugnummern, Fahrernummern und Ausweisnummern) darf es genauso nur einmal geben, wie auch die Firmennamen, Fahrzeugkennzeichen, Fahrernamen und Ausweiskennungen.
- Ausweise können mit Fahrzeugen bzw. Fahrern verbunden werden, was dazu dient, die abgerufenen Tankdaten vom Tankautomaten entsprechend den Fahrzeugen bzw. Fahrern und damit auch den Firmen zuzuordnen und somit weiterverarbeitbar zu machen.
- Der Ausweis dient in erster Linie zur Authorisierung der Tankung am Tankautomaten und würde auch ohne zugeordnetes Fahrzeug oder Fahrer funktionieren.
- Der Tankung wird mit Hilfe des benutzten Ausweises das, dem Ausweis zugeordnete Fahrzeug bzw. der zugeordnete Fahrer, zugewiesen.
- Der Tankung wird NICHT der Ausweis zugeordnet. Der Ausweis wird nur als Zusatzinformation in der Tankung hinterlegt.
- Der Tankung wird ein interner, unsichtbarer Schlüssel der Firma und des Fahrzeugs bzw. des Fahrers hinterlegt. D.h. die sichtbare Fahrzeugnummer und das sichtbare Fahrzeugkennzeichen werden NICHT in den Tankungen gespeichert, sondern nur der interne, unsichtbare Fahrzeug- und Firmen-Schlüssel.
Common wrong assumption
If the vehicle plate number of an existing vehicle is being changed, then it is data technical no new vehicle, it is only a renaming. Furthermore after changing the vehicle plate number all old fillings will be listed with the new vehicle plate number instead of the accounting wise correct old plate number. That means that a separation for the accounting of these two vehicles is not given, in fact it is the same economic item but with another name.
Recommended procedure
If a vehicle is being sold, scrapped or physically deactivated then the following procedure is recommended:
Example: sold vehicle number 123 with plate AA-BB 123 / new vehicle with plate AA-CC 987
Step 1 - blocking card / deleting card-vehicle assignemnt
The card, to whom the sold vehicle was assigned to, has to be blocked and the assignment to the sold vehicle has to be deleted in this card.
Step 2 - transmitting cards to the card reader/s
If there ist a time span between the sale of the vehicle and the purchase of the new vehicle, then the blocked card of step 1 should be transmitted to all card readers so that this card can't be used to authorise a filling.
Step 3 - renumbering and renaming of the old vehicle
Open the sold vehicle, renumber it (e.g. from 123 to 99123) and extend the vehicle plate number (e.g. with ..._ALT1 or XXX_..., to AA-BB 123_ALT1).
Renumbering: This will be necessary when the vehicle number (e.g. 123) shall or has to be used again. It is recommended to choose in advance a number interval for the inactive/sold/scrapped vehicles.
Vehicle plate number extension: This will be necessary if the vehicle plate number will or has to be used again, immediately or in the near future. It is recommended to define in advance a general extension for these inactive vehicles. (e.g.: always add _ALTx, AA-BB 123 will be extended to AA-BB 123_ALT1) With that extension it is assured that the vehicle plate number can be used again in the original/plain form and that the origin of the sold/scrapped vehicle is still recognisable.
Step 4 - entering new vehicle
Entering a new vehicle. This can be done by using a new vehicle number or the same number as before (e.g.: 123 - AA-CC 987). Details under EN_vehicles
Step 5 - assigning new vehicle to the card / enable the card
Assigning the new vehicle to a new or the old/former card and activate this card for the card reader/s.
Step 6 - transmitting cards to the card reader/s
Transmitting the activated card of step 5 to all card readers.
Advantages
- All old data is still connected with the "old" vehicle and can be processed/analysed over the old vehicle.
- All new data is assigned to the new vehicle and can be processed/analysed over the new vehicle.
- The vehicle number (e.g.: 123) can be used again and again.
- The vehicle plate number (e.g.: AA-BB 123) can be used again and again.
- With the above mentioned recommended procedure it is still possible to continue with the special cases of 1:1 combinations of cards connected with a vehicle with the same number (card number = vehicle number).
- In spite of the same vehicle number and/or same vehicle plate number these two vehicles are two separate economic items for the accounting, which can be processed/analysed separately or together.
Disadvantage
- Due to the fact that there are sold or scrapped vehicles in high vehicle number intervals (e.g. >90000) in the case of a new vehicle entry the suggested new vehicle number will be the next highest number (e.g. 90001). That means before entering a new vehicle the next vehicle number in the active vehicle number interval has to be searched and then be entered when entering the new vehicle.